In Blog ,  Event | 0 comments

“Atunci când îți propui ca temă organizarea unui eveniment corporate de succes, întrebările pe care trebuie neapărat să le ai în vedere pentru început sunt următoarele:

• Care este obiectivul?

• Care este bugetul de care dispui?

Mai apoi, importante sunt toate demersurile ce țin de pregătirea în sine a evenimentului:

◦ Invitațiile

◦ Lista invitaților

◦ Dress Code

◦ Tematică

• Locație

◦ Catering

◦ Decor

◦ Echipă

 Alte aspecte, la fel de importante, se leagă de asigurarea elementelor de entertainment, în stabilirea cărora trebuie să ții cont de:

◦ Tipul & stilul evenimentului

◦ Muzica dorită – DJ & Band Live?

◦ Speaker/Host

◦ Audio / Vizual

◦ Scena

 Care sunt tipurile de evenimente corporate?

• expoziții/convenții

• conferințe sau seminarii

• petreceri sezoniere

• momente anuale – sărbătorirea atingerii unor obiective

• sărbătorirea acționarilor

• răsplătirea clienților – evenimente dedicate clienților companiei tale!

Care este motivul care justifică organizarea evenimentului?

Rațiunile pentru care un eveniment de tip corporate se organizează pot fi:

• să mulțumești echipei care a îndeplinit/finalizat un proiect/obiectiv important

• câștigarea unui client/cont important

• îmbunătățirea relațiilor cu clienții deja existenți

• atragerea și dezvoltarea relațiilor noi cu posibili clienți noi

• creșterea notorietății profilului companiei

• mulțumirea și aprecierea adresate clienților propriului business pentru aportul adus la succesul afacerii tale

• educare și/sau informare

• lansarea unui nou produs sau serviciu

E un lucru știut că evenimentele oferă o expunere directă pentru target-ul tău. Așadar, indiferent de tipul de eveniment, el trebuie să reflecte calitățile și valorile companiei tale, pentru ca business-ul tău să fie perceput ca fiind de încredere, inovator în domeniul în care activează și în abordarea parteneriatelor de afaceri!

În plus, un aspect la fel de important – ba poate chiar încă și mai important decât atât! – este ca evenimentul organizat de tine să lase clienților tăi o imagine favorabilă asupra companiei!

Având în vedere toate cele expuse mai sus, evenimentul tău trebuie să fie unul de o ținută înaltă, creativ și foarte bine planificat și executat!

Și, bineînțeles, cu cât clienții/invitații tăi discută o perioadă cât mai lungă după participarea la eveniment despre evenimentul organizat de tine, cu atât mai bine și cu atât mai multă publicitate capeți!

Scopul acestui articol este, așadar, acela de a-i asista pe cei implicați în organizarea unor evenimente, în planificarea, implementarea și livrarea lor cu eficiență maximă.

Sfatul meu? Este dificil să acoperi toate elementele, dar acoperă cu atenție și rigoare procedurile importante care se implementează în majoritatea organizațiilor!

Important! E bine să vă asigurați că PR-ul vostru local este disponibil, pentru a vă acorda întreg suportul necesar la orice oră ar fi nevoie!

Alte recomandări care se vor dovedi la fel de importante:

Informează-ți echipa și colaboratorii!

Din momentul în care următorul eveniment este planificat și aprobat, nu-l ține doar pentru tine!

Organizează-ți echipa care te va susține în demersul tău de a duce evenimentul la bun sfârșit!

Implică toate departamentele, diviziile, reprezentanții companiei de PR!

Să nu uiți niciodată! Resursele umane sunt o prioritate!

Hint: Pregătește-ți lista cu persoanele și informează-le prin e-mail asupra evoluției planificării. Punctează ulterior, pe parcursul desfășurării ei, toate aspectele importante care trebuie comunicate.

Intervalele de timp necesare unei bune organizări a unui eveniment de tip corporate

Una dintre greșelile comune în organizarea unui eveniment ține de faptul că nu se acordă timpul necesar pentru 
planificarea lui.

Planificarea unui eveniment depinde, bineînțeles, de tipul și anvergura lui.

Ideal este să ai la dispoziție 3 luni în avans, dacă este posibil. Poate să pară o perioadă lungă, însă sunt mulți factori de luat în seamă:

• alte evenimente care se suprapun

• disponibilitatea locației și a furnizorilor necesari

• artiștii/performerii/speaker-ii/host-ul

• crearea și executarea invitațiilor – sunt necesare 5 săptămâni înainte de eveniment

• alcătuirea listei cu invitați

• angajarea (booking-ul) serviciilor vitale pentru evenimentul tău

Planificarea evenimentului – ideal este ca acestui capitol din organizarea unui eveniment să i se acorde un buget de timp generos.

Etapele sunt următoarele:

În prima lună:

• identifică obiectivele

• definește și decide asupra bugetului cu toți factorii responsabili pentru acest aspect

• pregătește brief-ul

• pregătește lista cu artiști/speaker-i/performer-i/audio/vizual

În a doua lună:

• identifică și asigură-ți locația potrivită tipului tău de eveniment

• verifică lista cu invitații pe care îi dorești pentru evenimentul tău

• stabilește data

• informează toți oamenii care sunt/vor fi implicați în organizarea evenimentului

În a treia lună:

• aplică procedura de R.S.V.P.

• stabilește furnizorii de servicii și asigură-ți serviciile lor

 În ultimele două săptămâni:

• revizuiește fiecare detaliu și verifică lista cu eventualii invitați de ultim moment

• verifică toate elementele/serviciile/furnizorii până în cel mai mic detaliu!

• notifică în scris toți clienții tăi cheie (echipa/partenerii/furnizorii/artiștii/speaker-ii/ gazdele/reprezentanții locației)

În ultima săptămână:

• informează asupra tuturor aspectelor și detaliilor finale toate părțile implicate în eveniment referitor la ultimele modificări care au avut loc

• informează invitații/clienții asupra tuturor aspectelor importante cu privire la care aceștia trebuie notificați

• confirmă încă o dată detaliile stabilite cu furnizorii

• efectuează toate aranjamentele de detaliu, inclusiv cele ce țin de dispunerea la mese și de aranjamentele interioare

• execută cardurile necesare plasamentului adecvat

• execută badge-urile nominale

În ultima zi:

• finalizează planul sălii/meselor/invitațiilor

• repetiția generală/ verificarea detaliilor cele mai importante cu furnizorii/artiștii și cu toți cei implicați în desfășurarea evenimentului!

Ziua evenimentului – Cel mai probabil te vei bucura din plin de reușită dacă vei urma pașii corecți în organizarea evenimentului tău!

Hint: Poți să implementezi evenimentul tău și implicând o firmă specializată în organizarea de astfel de evenimente!

Rezumat:

Organizarea și pregătirea unui eveniment este un exercițiu dificil, care presupune, deopotrivă, costuri care trebuie luate în considerație.

Este important să fii creativ, dar la fel de important este să fii și rațional!

Este foarte important ca mintea ta să fie limpede și să știi foarte bine dacă evenimentul pe care vrei să-l organizezi este cel mai potrivit pentru scopul propus!

În sensul acesta, e indicat să îți poți răspunde corect și onest la următoarele întrebări:

Îndeplinește evenimentul obiectivul stabilit de organizația ta?

Ai resursele necesare pentru implementarea lui?

Ai bugetul?

Ai lista cu clienții targetați?

Ai nevoie de sponsori?

Care este tema evenimentului?

Care este perioada de timp necesară?

Poți executa evenimentul tu împreună cu echipa ta sau ai nevoie de suport extern?

Ce referințe poți obține de la organizatori/furnizori care să demonstreze că merită să participe la evenimentul 
tău?

Ce nivel de răspuns/expunere te aștepți să atingi?

Cine se anunță să participe: alte companii prestigioase, eventuali competitori?

La o evaluare de ansamblu a tuturor acestor aspecte, dacă răspunsurile nu sunt dintre cele mai satisfăcătoare pentru tine și pentru compania ta, atunci e bine să iei în considerare, din rațiuni de eficiență a demersurilor, faptul că ai putea atinge rezultate similare sau chiar mai bune cu alt gen de evenimente, în condiții de rentabilitate economică, și luând în calcul, spre exemplu, activități de PR, cum ar fi:

• campaniile focusate pe e-mailing direct

• organizarea unui seminar specific targetat

• asigurarea întregului suport profesional necesar persoanelor din departamentele-cheie ca să se concentreze pe procedee specifice de atragere a audienței/clienților pe care compania ta îi dorește în portofoliu sau de care compania ta are imperioasă nevoie.

Oricum, oricare ar fi calea pentru care ai opta, oferă maximum de concentrare și voință! E important!

Începe planificarea evenimentului din timp și execută toți pașii necesari corect, serios, riguros și atent la fiecare detaliu!

Oferă-i evenimentului tău importanța cuvenită și creează-ți toate premizele reușitei, înainte ca ea să se concretizeze la propriu, la finalul unui eveniment reușit!

Succes deplin și continuăm să comunicăm și pe mai departe! Toate comentariile tale la subiect contează și merită toată atenția!”

Tuturor celor interesați de chestiuni de detaliu despre subiectul expus mai sus sau celor dornici să afle mai multe din culisele acestei lumi fascinante a entertaining-ului profesionist, iti stau la dispozitie pe pagina :www.paulsoll.com 

 

---