10 pasi pentru un eveniment de succes!

Share

Read next article:

"God is a DJ - Șase recomandări pentru a alege DJ-ul cel mai potrivit pentru petrecerea ta"

Read previous article:

"Primul pas pe care trebuie să îl întreprinzi pentru a-ți proteja afacerea și implicit investiția."

In Blog | 0 comments

Indiferent dacă ai 20 sau 2000 de invitați, să creezi un eveniment memorabil, impresionant și de neuitat, ei bine, asta poate fi în egală măsură nu doar o provocare, ci și o chestiune descurajatoare, din cauza solicitărilor organizatorice de tot felul la care te supune!

Cu toate acestea, dacă vei urma 10 pași simpli, următorul eveniment organizat de tine poate deveni un veritabil succes, iar asta cu mai puțin stres decât te-ai putea gândi la o primă evaluare a datelor problemei!

E bine ca, în prealabil, să îți ordonezi foarte bine cele pe care le ai de făcut, pentru a-ți putea răspunde limpede la următoarele întrebări:

1. Care este viziunea și care este scopul pentru care organizezi evenimentul?

a) O lansare de produs sau chiar lansarea însăși a noului tău produs?
b) Sărbătorirea atingerii unui obiectiv al companiei tale?
c) Sărbătorirea unei ocazii anume sau o petrecere de ziua ta de naștere?
d) Un eveniment cu scop caritabil?
e) Un demers orientat în sensul creșterii notorietății?

Important este să îți întocmești lista cu obiectivele și să dezvolți un plan (pe hârtie) cu privire la modul în care toate aceste obiective pot fi realizate, atinse și evaluate după eveniment.

2. Verifică atent calendarul!

Asigură-te (în funcție de tipul de eveniment) că data la care vrei să-l organizezi pe al tău nu intră în conflict cu alte evenimente, atât la nivel local, cât și la nivel național.

Un eveniment major sau unul similar organizat pe aceeași nișă poate să afecteze rata de participare la evenimentul tău.
Cel mai ușor este să verifici pe internet și, de ce nu, printre cunoștințe / prieteni. Poți afla toate aceste informații mai rapid.
În cazul în care evenimentul tău implică un target la nivel național și clienții tăi trebuie să călătorească, verifică toate aspectele logistice, de transport, cazare etc. Astfel, poți salva resurse valoroase.

3.Bugetul!

Doar cerul este limita atunci când vine vorba de organizarea unui eveniment, așa încât asigură-te că poți concepe un buget cât mai real și mai eficient, iar asta de la bun început!

Verifică posibilii parteneri. În funcție de ținta propusă, te poți orienta către partenerii potriviți Întocmește-ți o listă cu ei încă de la bun început.

Parteneri care să-ți livreze banii necesari completării bugetului?

Parteneri media?

Poți obține suportul financiar de care ai nevoie dacă ți-ai făcut planul foarte bine și l-ai structurat într-o prezentare potrivită.
Fii conștient de fiecare aspect legat de buget și evaluează realist și în detaliu dacă îți permiți sau nu tot ceea ce ți-ai propus.
Fiecare oportunitate care apare pe parcurs poate avea un impact major atât asupra reușitei evenimentului, cât și asupra unui eventual insucces!

4.Planificarea!

În funcție de tipul și dimensiunea evenimentului tău, îți poate lua mai mult sau mai puțin timp. Important este însă să-ți planifici foarte riguros și din timp evenimentul. Acesta este un aspect esențial!

Asigură-ți:

Locația
Elementele de entertainment
Artiștii
Echipamentele tehnice
Echipa care participă la realizare și restul elementelor necesare tipului tău de eveniment.

Nu scăpa din vedere: Dacă nu ai un plan, nu ai succes!

5.Stabilește clar care sunt așteptările și în ce mod se poate realiza gestionarea lor!

Care este scopul acestui eveniment?
La ce se așteaptă oaspeții voștri?
Cum vrei să-i surprinzi în cel mai plăcut și inedit mod?
Adaugă elementele de surpriză necesare pentru a crea efectul “WOW”!

Atenție! Un amănunt extrem de important:
Ce vrei să le livrezi? Cu siguranță un eveniment de care să își aducă aminte în mod plăcut și de care să vorbească mult timp după terminarea lui!

6.Locația!

Sunt câteva elemente extrem de importante pentru evenimentul tău, și anume:

1. Locația!
2. Locația!
3. Locația!

Fii sigur că ai locația cea mai potrivită cu putință pentru evenimentul tău!
Verifică de la bun început unde și dacă este disponibilă!
Oferta de locații este mai generoasă în prezent și contează să fii inspirat în alegerea ei.
Evenimentul este în aer liber? În interior? În funcție de aceasta, poți stabili elementele de entertainment și implicit cele tehnice: acces, parcare, acustică, toalete, personal prietenos.
Toate acestea sunt detalii care contribuie încă de la bun început la a-ți contura o viziune cât mai clară și mai completă asupra tipului de locație de care ai nevoie.
Verifică, mergi pe teren cu specialiștii tăi, fă poze și asigură-te împreună cu membrii echipei tale că locația aleasă îți va asigura desfășurarea evenimentului în spiritul conceptului creat de tine!

Aspectele de mai sus îți pot asigura sau dimpotrivă, îți pot rupe dinamica evenimentului pe care l-ai gândit!

7.Tema!

Acum, că ai deja o viziune de ansamblu clară și un scop bine definit pentru eveniment, este important să alegi și să dezvolți TEMA în care se vor regăsi toate elementele pe care dorești să le integrezi împreună.
Tema potrivită și implementarea ei așa cum trebuie îți pot asigura coerența și tonul general al evenimentului.

Tema, o data stabilită, este important să se regăsească pe:

Invitații
În elementele de decor
În elementele de divertisment
Mâncare
Servire
În ținută (căci este importantă inclusiv în stabilirea elementelor și recomandărilor ce țin de dress-code)

Toate evenimentele de succes încorporează o temă pe măsură!

Astfel, le transmiți invitaților tăi același mesaj, care corespunde cu obiectivele tale și obții rezultatul dorit!

8.Mâncarea! Barul!

Dacă evenimentul tău este structurat în așa fel încât conține și catering (mâncare), nu doar băuturi, atunci, în funcție de tema lui, este important să alegi meniul cel mai potrivit.

Ce tip de mâncare vei servi clienților tăi?
Ce anume nu vei servi?
Dacă ai inclus în buget o sumă pentru meniul de mâncare, atunci definește ce anume vrei să le livrezi invitaților tăi, în conformitate cu tema aleasă, și discută ulterior cu specialiștii din domeniul catering-ului.
Asigură-te că vei avea meniul potrivit și care va fi livrat la timp și va fi de calitate superioară!
La fel se procedează și cu băuturile.
Angajează un specialist în domeniul barului. Asigură-te că ai un meniu printat, destui barmani și ospătari care să îți livreze cele mai bune servicii, atât ție, cât și invitaților tăi.

Extrem de important: NU irosi banii aiurea!

9.Furnizori/Parteneri

Lucrează numai cu furnizori de calitate! Iar asta pentru toate elementele care alcătuiesc evenimentul tău!
Fă-ți o listă și discută cu fiecare dintre ei în parte! Cere oferte și verifică în piața de profil referințele și prețurile înainte de a lua o decizie finală asupra colaborării!
Externalizează tot ceea ce nu poți face tu!
Verifică fiecare aspect din contract.

Banii și impactul evenimentului tău CONTEAZĂ!

10. Divertismentul!

Alegerea echipei care îi va distra pe invitații tăi este crucială pentru succesul evenimentului! Iar asta se referă inclusiv la detalii!

Fii atent la tot și la toate:

  • Atitudinea oamenilor de la intrare care primesc oaspeții
  • Echipa de securitate
  • Animatorii
  • Artiștii (Formația/Cântăreții)
  • Echipa tehnică (lumini, efecte speciale, proiecții)
  • Coordonatorul părții de divertisment
  • Host-ul (gazda / amfitrionul) evenimentului
  • Toate acestea au o importanță majoră!

Implică-ți echipa și prietenii!

Odată ce ai ales un program de divertisment și colaboratorii cei mai potriviți temei evenimentului tău, îți pot fi garantate atât desfășurarea adecvată a acestuia, cât și succesul lui!

Ah, și încă ceva: BONUS – PROMOVAREA!

Promovarea evenimentului tău este un aspect cheie și în privința aceasta trebuie să te asiguri că tot ceea ce vrei să le transmiți invitaților tăi va ajunge cu siguranță la ei în proporție de 100%!
Fă-ți o listă și angajează un specialist în domeniu.
Verifică implementarea promovării pas cu pas.
Procedează la fel și dacă vrei să continui cu promovarea evenimentului după ce acesta a avut loc – follow up event.

Verifică lista cu toate aceste detalii în fiecare zi! Veghează la îndeplinirea lor! Verifică atent rezultatele! Asigură-ți succesul!

Pentru că meriți!


Pentru ca afacerea ta conteaza pentru tine

Fii la curent cu informatiile si sollutile pentru successul afacerii tale

Leave a Reply

Allowed Tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>